甚麼是薪金證明書？為何及何時需要？
一份專業的薪金證明，亦可稱為薪金證明書，是一份由僱主發出的正式文件。它的主要作用是清晰地證實僱員的職位、受僱年期及收入狀況。這份文件在我們的財務生活中扮演著一個非常重要的角色，它將我們的收入狀況以一個標準化和具公信力的方式呈現給第三方機構，例如銀行、業主或政府部門。
缺乏正式糧單或收入紀錄時的重要性
並非所有公司都會為僱員提供詳盡的月結糧單，特別是一些中小企或以較彈性方式出糧的行業。當你需要證明自己的穩定收入，卻沒有常規的糧單或稅單作為佐證時，一份由公司正式簽發的薪金證明書就成為了最關鍵的替代文件。它能將你過去一段時間的收入整合在一份官方文件上，大大增加了你財務狀況的可信性，是處理各類申請時不可或缺的一環。
常見用途
在實際生活中，我們會在很多情況下需要用到這份文件。以下是一些最常見的用途。
申請租住房屋
業主在出租單位時，最關心的就是租客是否有穩定的還款能力。一份清晰的薪金證明能直接向業主展示你的財務狀況，證明你有能力準時支付租金。這不僅能增加業主對你的信心，更能加快整個租賃過程。
申請信用卡或私人貸款
當你向銀行或財務機構申請信用卡或私人貸款時，它們必須評估你的還款能力。你的收入是評估過程中最核心的指標。薪金證明書提供了準確的收入數據，讓金融機構可以計算你的信貸額度或貸款金額，是申請獲批的關鍵文件之一。
申請樓宇按揭
申請樓宇按揭是人生中的一項重大財務決定，銀行對此的審批自然更為嚴謹。銀行需要全面了解你的總收入，包括底薪、佣金及花紅等。一份詳盡的薪金證明書是必需的申請文件，它能完整地反映你的還款潛力，直接影響按揭申請的成敗及最終可借貸的金額。
申請政府資助（如公屋、學生資助）
在申請公屋、學生資助或其他政府福利時，目的則是要證明家庭總收入符合特定的資助資格。政府部門對收入申報有非常嚴格的規定，要求申請人提供準確無誤的收入資料。薪金證明書提供了一個標準化的申報格式，確保所提交的資料符合審批要求，避免因資料不全而導致申請延誤。
薪金證明書範本下載 (Income Proof Template)
要準備一份專業的薪金證明，最直接的方法就是從一份好的範本入手。我們明白不同情況需要的文件細節都不同，所以特別為你準備了兩款實用的薪金證明書範本：一款是「通用版」，應付一般日常需要；另一款是「詳細版」，專為要求較嚴格的申請而設。你可以根據自己的實際用途，選擇最合適的一款下載使用。
通用版範本（適合租賃、私人貸款）
如果你需要一份薪金證明書來申請租屋、信用卡或一般私人貸款，這份通用版範本就非常適合。它的設計簡潔，涵蓋了所有最核心的必填項目，能讓你的僱主輕鬆快捷地為你填寫，省時方便。
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詳細版範本（適合按揭、政府資助）
至於申請樓宇按揭或各類政府資助，審批機構通常會要求更詳盡的收入資料。這份詳細版的薪金證明範本，就包含了更仔細的收入分項，例如佣金、津貼及花紅等。使用這份範本，可以確保文件內容符合這些較嚴格的審批要求，讓你的申請過程更順利。
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薪金證明書點寫？5大必填項目及注意事項
一份清晰的薪金證明，是申請貸款或租屋時的關鍵文件。要準備一份專業的薪金證明書，確保審批過程順利，其實並不複雜。只要依循以下五個核心部分，便可以確保所有關鍵資料齊備，讓文件更具說服力。
第一部分：僱員個人資料
必須填寫：全名、香港身份證號碼
文件的開首，需要清楚列明僱員的基本資料，這是用來核實申請人身份的第一步。請確保姓名與香港身份證上的全名完全一致，並填上完整的香港身份證號碼，包括括號內的數字或英文字母。任何錯漏都可能導致文件被視為無效，所以核對清楚非常重要。
第二部分：僱主及公司資料
必須填寫：公司全名、地址、聯絡電話
這部分是用來證明文件的來源，增加其可信度。審批機構很大機會會根據這些資料，聯絡公司作進一步核實。因此，必須準確填寫公司的商業登記註冊全名、詳細的辦公室地址，和一個有效的聯絡電話，例如公司人事部或直屬上司的電話號碼。
第三部分：受僱及職位詳情
必須填寫：職位、受僱起始日期
這部分的內容能具體證明僱員與公司的僱傭關係和年資，是評估收入穩定性的重要依據。請清楚列明僱員在公司的正式職位名稱，以及受僱的起始日期，準確至年月日。如果僱員已在公司服務一段長時間，這更能正面反映其工作的穩定性。
第四部分：收入詳情（最關鍵部分）
必須填寫：清晰列明薪金計算時段及總薪金
來到整份薪金證明書最核心的部分，就是收入詳情。這裡必須清晰註明薪金的計算時段，例如「過去六個月（由YYYY年MM月DD日至YYYY年MM月DD日）」。接著，準確列明該時段內的總薪金收入。這個數字必須是實際金額，不應使用約數。一份好的薪金證明範本，通常會建議將收入分項列出（如底薪、佣金、津貼等），讓文件更清晰、更具說服力。
第五部分：僱主簽署及公司蓋章
注意事項：須為正本及清晰蓋印
最後一步，是為文件賦予法律效力的關鍵。文件必須由公司負責人或獲授權人士（例如部門主管或人事部經理）親筆簽署，並清楚列明其姓名和職位。更重要的是，必須蓋上清晰的公司印章，而且要確保提交的是正本文件，影印本通常不被接納。一個清晰的蓋印和親筆簽名，是這份薪金證明書真確性的最終保證。
如何準確計算「總薪金」？收入定義全拆解
要準備一份專業的薪金證明，最關鍵的一步就是準確計算「總薪金」。這個數字是整份文件的核心，任何銀行或機構都會仔細審核。計算總薪金並非只是填上月薪數字那樣簡單，它實際上是一個「總收入相加，再減去指定項目」的過程。讓我們一步步拆解，確保你準備的薪金證明書萬無一失。
收入應包括的項目
首先，我們要將所有由僱傭合約衍生的收入全部加起來。這一步的原則是「鉅細無遺」，確保所有應計的收入都計算在內。
基本工資、佣金、津貼
這是構成總薪金最基本的部分。基本工資（底薪）是計算的起點。除此之外，如果你的收入包含佣金，例如銷售佣金，也必須全數加進去。同時，公司固定發放的各種現金津貼，例如交通津貼、膳食津貼或電話費津貼，都屬於應計算的收入項目。
花紅、雙糧及其他獎金
除了每月固定收入，非固定發放的款項同樣重要。這包括年終花紅、雙糧（即第13個月糧）以及其他與工作表現掛鈎的獎金。在填寫薪金證明書範本時，處理這些非經常性收入的普遍做法，是將過去12個月的總額除以12，計算出一個「每月平均獎金」，再加到月薪之上，這樣便能反映更真實的平均總收入。
在香港及海外賺取的其他所有收入
這個項目確保了收入申報的完整性。你在這份受僱工作下所賺取的所有收入，不論是在香港境內還是海外地區發生，都應計算在內。例如，短期海外公幹的額外補貼或收入，也應一併計算，以構成一個完整的總薪金數字。
收入須扣除的項目
將所有收入項目相加後，我們來到計算總薪金的最後一步：進行扣減。請注意，這裡需要扣除的項目非常特定，並不是所有支出都能扣減。
僱員的強制性強積金 (MPF) 或公積金供款
根據普遍的計算準則，在計算薪金證明的總薪金時，必須扣除僱員部分的「強制性」強積金（MPF）或公積金供款。這通常是你總收入的5%。扣除這筆款項後的淨額，才是機構用來評估你財務狀況的最終數字。
注意：自願性供款無需扣除
這裡有一個非常重要的細節。如果你除了強制性供款外，還有進行任何「自願性」的強積金供款，這部分金額是「不應該」被扣除的。因為自願性供款被視為個人儲蓄或投資決策，並非強制性支出，所以在計算總薪金時，它仍然是你收入的一部分。